成都ISO14000认证 ISO14001新旧标准理解与实施的对比 4.5.4
新版ISO14001标准
4.5.4记录
标准条款
“组织应根据需要，建立并保持必要的记录，用来证实对环境管理体系及本标准要求的符合，以及所实现的结果。
组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用于记录的标识、存放、保护、检索、留存和处置。
环境记录应字迹清楚，标识明确，并具有可溯性。”
理解要点
组织应对各种环境记录实施程序化管理，记录和管理包括记录的标识、保存、处置等。环境记录应具有可追溯性，清晰可辨，记录的管理应便于查阅、避免损坏、变质和丢失。
环境记录为环境管理体系运行提供有力证据，反映环境管理体系运行的实际情况，和对ISO14001的符合程度。组织应制定程序对环境记录进行标识、收集、编目、归档、保存、查阅、处理和处置等方面的管理，反映体系运作的可追溯性。
记录管理的重点为实施与运行环境管理体系所需的记录及环境目标和指标实现程度的记录，组织在体系的实施与运行中，应根据各要素及程序的规定进行记录，可包括：
a.有关法律与其他要求的信息;
b.投诉记录;
c.培训记录;
d.过程信息;
e.产品信息;
f.检查、维护与校准记录;
g.有关的供方与承包方信息;
h.事故报告;
i.紧急准备与响应信息;
j.重要环境因素信息;
k.审核结果;
l.管理评审等。
环境记录应妥善保存，要针对不同的记录规定不同的保存期限。
记录本身应做到字迹清楚、标识明确。保存记录场所应避免记录损坏、变质和遗失。保管方法便于存取、检索、查阅。
旧版ISO14001标准
4.5.4环境管理体系审核(Environmental management system audit)
标准条款
组织应制定并保持定期开展环境管理体系审核的方案与程序，目的是：
a)判定环境管理体系：
1、是否符合环境管理工作的计划安排和本标准的要求;
2、是否得到了正确的实施和保持。
b)向管理者报送审核结果。
组织的审核方案(包括时间表)，应立足于所涉及的活动的环境重要性和以前的审核结果。为全面起见，审核程序中应包括审核的范围、频次和方法，以及实施审核和报告结果的职责与要求。
标准理解
要点：
a)必须建立并保持环境管理体系审核的程序文件;
b)必须规定环境管理体系审核的内容及方式方法;
c)必须规定对环境管理体系审核结果处理的方式方法;
d)必须保存有关记录。
审核的英文为Audit;Audit的含义包括审计、审查、审核等。在不同的中文环境中,审核的称谓不一，如台湾称为稽核。
依据CAN-CAS-1981定义：审核即为人员评估的过程，用以决定与标准的符合性，从而达成一个判断。或者为确定活动及其有关结果是否符合计划安排，以及这些安排是否有效贯彻并适合于达到目标系统的独立的审查。
环境管理体系审核目的是判定组织所建立的环境管理体系及其文件规定是否符合ISO14001标准要求，以及文件规定的要求在组织的活动、产品或服务过程中是否得到了有效地实施与落实，或者是否得到了正确的实施和保持;以及向管理者呈报有关的审核结果，以便管理者进行管理评审。
因此，审核的最终目的是评价、改进、纠正、预防措施和不断取得环境绩效的需要。审核不应当与以品质系统中过程控制和产品接受为目的的监督或检验相混淆。
审核包括：第一方审核，即内部审核;第二方审核，即客户审核;第三方审核，即认证机构审核。三种审核方式的原理是基本相同的，内部审核和第三方审核基本没有什么不同。但客户审核会含有较多的主观性。
审核具有独立、客观、公正、诚实之特征。因此，环境管理体系审核由与被审核领域无直接责任的人员进行，他们应尽可能与有关人员合作。
环境审核员必须具备相应的素质，包括专业技能，管理知识，环保知识等。一般地，只有经鉴定合格的人才可进行环境管理体系审核。审核员类型包括内部审核员Internal
auditor审核员Auditor主任审核员Lead auditor。
审核发现，一般为称为符合与不符合(Conformity and
nonconformity)。符合即能够满足规定的要求。(Conformity is fulfillment of
specified requirement.)不符合即不能满足规定的要求。
特别注意的是：一个审核应顾及到所使用的方法以及方法实行之后的效果;即，除了验证符合性(conformity)之外，还需评估方法的有效性(effectiveness)。
总的来说，环境审核是按照某一指定的标准，对环境体系文件所产生的运作进行审查;审核结果是不符合项报告及相对应的纠正与预防措施。
审核的步骤包括：审核准备、审核组织、审核实施、审核后的活动等。
1、审核准备。包括：审核范围的确定，审核工作的准备。
审核范围：审核范围的确定十分重要，对于已经建立和实施ISO9001(2)质量管理体系的组织来说，应当明确ISO14001环境管理体系所涉及范围的广泛性。环境管理体系所涉及的范围包括：
a)组织的管理权限所涉及的范围：
1)组织的管理者有权决定如何通过建立环境目标、指标和管理方案来实现其环境方针，并有权配置环境管理体系建立和实施中所需要的人、财、物力资源;
2)组织管理者对全部过程的投入和产出承担责任;
b)组织的活动所涉及的范围：
对于一般生产性企业，活动范围大致包括：设计、开发、工艺、生产制造、质量检查、设备动力、运输、仓库、环境保护设施运行、行政后勤管理(如食堂、医院、人事、劳保等)及销售等;
c)组织的现场所涉及的范围：
现场是指在组织的控制之下，在一个特定的区域内所进行活动的全部场所。包括任何与原材料、副产品、中间产品、最终产品和废弃物相关的区域和活动所需要的设备或基础设施;
审核工作的准备包括：必要的资源配置，ISO14001标准或组织的环境管理体系文件规定的必要的工作运行、数据与记录的完善，参加审核人员必要的培训，安排审核期间的生产与人员配合等。
1、审核组织。主要是确定审核小组成员，指定审核小组组长。
审核小组的成员应当都经过专门的审核员培训及其能力与资格的认定。单纯的工作经验对于审核员非常重要但尚不足够。审核小组的成员应充分考虑到审核的独立性原则。即审核员不可只来源于一个部门，否则本部门将无法审核。
审核组组长一般由管理者代表根据需要确定。一旦组成了审核组，则组长应承担起相应的职责，就要慎重地安排审核工作。包括：编制审核计划，控制、调整、协调审核进度;主持小组内部会;讨论、审定不符合项及其纠正与预防措施;召开审核的见面会和总结会;完成审核报告等。
审核计划是审核中极为重要重要的文件。主要用以明确：审核标准，审核范围，审核日期，审核组长，审核员分工，审核时间分配，被审核部门以及需要审核的要素等。
如上所述，制定审核计划时，确定的审核人员必须独立于被审核部门;时间的分配必须根据审核活动的状况和其重要性, 来考虑。
为了使整个审核过程能够顺利进行，一般都需要制定较为详细的核查表。核查表是审核过程中的一个非常有用的工具。核查表一般包括2种，其一：要素核查表;其二：部门核查表。
要素核查表一般以17个要素为线索，按其要求进行分解。
部门核查表是依据部门的职能，参照ISO14001的要求，对每一部门的要求进行分别陈述。
2、审核实施。
a)审核过程
见面会。见面会是实施审核的第一步，可通过见面会营造良好的审核气氛。
见面会由审核组长主持，所有审核人员参加，管理代表、各部门经理或其代理人必须参加，建议总经理参加。好的开始是成功的一半----开见面会很重要。审核员要不卑不亢。见面会的内容、程序一般为：
人员介绍;
出席人员签到;
介绍审核的目的、依据、范围;
介绍审核计划;
明确注意事项;
确定陪同人员;
说明中间会议和总结会的时间。
中间会议。中间会议没有一致的做法。就现在的外部审核看，有些机构并没有中间会议。也有一些机构有中间会议。其目的在于：将当天的审核情况通报给被审核部门，减少总结会的时间。
在总结会之前，一般会召开审核小组的内部会，供审核员讨论相应的发现，以及书写不符合项报告，一般的控制时间为半小时左右。
总结会。总结会是对审核工作作出结论的会议。会议的目的是向被审核部门及机构领导报告审核情况、不符合项。会议由审核组长主持，一般总结会的内容程序为：
出席人员签到;
感谢被审核部门、人员的支持;
重申审核的目的、范围和依据;
说明审核是抽样活动;
肯定被环境保证上的优点和成绩;
由审核人员报告不符合项;
征求被审核部门意见;
请管理代表在报告上签字;
商定未尽事宜;
再次感谢;
结束会议。
时间控制。时间的控制是审核组长及每一个审核员要特别注意的问题。如无特殊情况，务必按审核计划执行，一方面方便其它部门安排工作;一方面不影响总体时间。最影响时间的是对某些有不同看法的问题的讨论。这是不宜在审核过程中进行的。如果被审核人员在这些问题上纠缠，可予以礼貌阻止。
紧急处理。在审核中，有时会发生一些紧急情况，如被审核部门无人接待、突然发现严重缺项需要增加时间、审核员因病不能审核等等。
对审核员不能妥善处理的，应当向审核组长及管理者代表请示。
b)审核技术
这是一个抽象的问题，更多地依赖于审核员的实际审核经验。在某种程度上站在被审核方的角度来看看问题，会更切合实际;也更容易与被审核方达成默契。从而，审核虽严，但好评如潮。审核技术包括：
获取客观证据的技术。客观证据是审核员作出符合与不符合的依据，务必实事求是。获取证据的方法与中国的中医诊断几乎相同：即看、闻、问、切。
看。利用审核员的眼睛和经验，可以通过观察、审查发现很多问题。
查文件;如文件是否为有效版本;是否受控;是否有未经授权的更改;是否经过授权批准;作业指导书是否足够;内容是否适当;计量证书是否有效;环境记录是否完整等等。
看现场。操作、及设备状况是否与文件一致;产品标识、检验标识、合格品与不合格品隔离是否合适。
闻。在某些情况下，闻将有助于获得证据;尤其在化工、食品等领域。
问。提问是除了观察之外又一个有效的获取客观证据的手段。任何人回答的如果是它工作职责之内的工作，都可以作为客观证据。
从回答问题的方式看，提问包括2种：一种为陈述性提问;一种为是非性提问。
陈述性提问，又叫开放性提问。如，“请您介绍以下您的日常工作”，由被审核人自己阐述。这种问题的好处在于获取较多的信息。但也容易导致浪费时间。
这种问题的要素在于“5W1H”及“SHOW ME”。
5W1H=What(什么?)、Why(为什么?)、When(何时?)、Where (何地?)、 Who(谁?)、
How(如何?怎么样?)。即中国记叙文中的时间、地点、人物、经过。
SHOW ME=做我看看、请示范一下。
是非性提问，又叫封闭性提问，如，“您是否将所有的仪器送外计量?”，回答只能为“是”或“不是”。对那些说话罗嗦、解题发挥的被审核方，这种提问可以控制时间。
从所提问题看，包括：
假设问题;对有没有相关方的投诉，问“对于相关方环保方面的投诉如何处理?”
真实问题。真实问题如，“检测不合格后怎么办?”。
询问时应当保持记录;没听清楚多问一遍。
切。即亲自动手。如，对检测仪器，用同样的样品进行比对。如果我们用2台计量合格仪器检测样品，结果发现用一种仪器检测后不合格，那么很可能计量系统有问题。
c)抽样技术。
随机性。如随机地抽取一个检测仪器，随机地抽几份记录，随机地问几个工人等;
全面性。抽样应当覆盖预先制定的审核计划要求的所有要素。不能对自己熟悉的就多抽样品，对自己不熟悉的则一笔带过，样品不够，犯了以偏概全的错误。被审核方不服气，只怨运气不好，或认定审核员水平不够、主观、外行。
特殊取样方式。在对污染物排放浓度监测过程中，对于不同污染物的取样点会不同，如废水中一类污染物和二类污染物的取样点。具体应当参照有关标准执行。
4、审核后活动
不符合项报告。不符合项报告，缩写NCR, Non-compliance
Report;不符合项，又称问题点。不符合项报告是审核的一向重要工作。
不符合项分类。如同产品检验，不符合项可以分为几类：
Critical极严重、致命;
此类问题并不多见。主要是指遗漏了关键控制，因而在产品中隐含致命缺陷。如对交流强电产品没有HI-POT测试。
Major严重、主要;在内部审核及少数外部审核中，较多地发现此类问题。
Maj的定义为：与环境体系标准严重不符(丢失要素);或可导致系统失效;或会产生严重后果;或违反环境体系要求的一般性不符合项数量太多;
Minor轻微、次要;与环境体系标准要求轻微不符;或违反环境体系要求的孤立事件。
Observation观察。审核员认为有问题，但在审核之中没有确实的不符合证据。被审核方可以不对观察向进行纠正。
在审核中发现的问题点，将以不符合项报告的形式，提交被审核部门。不符合报告的写法，一般为描述不符合的客观事实以及不符合标准或文件条款。
造成不符合的原因有多种：如某些关键运行活动没有按照ISO14001标准要求实施文件控制;偏离文件规定的要求操作;缺少必要的记录等。当然，并非所有的问题都要写成不符合项。如有些当场纠正的偶然问题些成书面报告并没有太大的意义。
NCR应清楚描述5W1H的结果，尽可能地采用工厂的术语以及尽可能用ISO14001标准语言;写明必要的细节，如合同号、设备号、工号、证书号、文件编号、文件页码等以及规定的要求;语言简练、易懂;不要写具体人员的名字。
发现问题是为了解决问题。通过策划-执行-检查-纠正，从而形成PDCA循环不断提高。纠正措施应由管理代表或其它指定的部门发出，责任部门解决。
5、审核策略。在审核期间，常会有种种问题干扰审核员的正常审核，故审核员必须事先充分意识到这一点，并充分学会应对措施。
审核员的素质：正直，不要借内审报复自己不喜欢的人;诚实，不无事生非;开放，接受完全不同的观点，并有勇气撕掉写好的不符合项报告;世故，言辞得体;独立，独立判断、不亦步亦趋;敬业，充分准备、认证审核;礼貌，尊重被审核人员;准时，善于把握时间;耐心，倾听人家意见;庄重，树立正确之形象;果断，不罗嗦累赘;
实施要点：
1、应建立并保持书面化的环境管理体系审核程序;
2、必须规定审核频率、审核计划、审核的具体方法和步骤
3、必须规定审核人员组成及其负责人的职责与权限
4、必须规定审核报告的编写及上报最高管理者
5、环境管理体系实施与运行的有效性
6、环境管理方案实施与落实情况成都ISO14000认证 ISO14001新旧标准理解与实施的对比 4.5.4成都ISO14000认证 ISO14001新旧标准理解与实施的对比 4.5.4成都ISO14000认证 ISO14001新旧标准理解与实施的对比 4.5.4成都ISO14000认证 ISO14001新旧标准理解与实施的对比 4.5.4成都ISO14000认证 ISO14001新旧标准理解与实施的对比 4.5.4
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